○幸手市文書管理規程

平成15年3月26日

訓令第6号

幸手市役所文書規程(平成11年訓令第10号)の全部を改正する。

目次

第1章 総則(第1条―第7条)

第2章 文書の収受及び配布(第8条―第13条)

第3章 文書の処理(第14条―第24条)

第4章 文書の施行(第25条―第30条)

第5章 文書の管理(第31条―第43条)

附則

第1章 総則

(趣旨)

第1条 この訓令は、幸手市文書管理規則(平成15年規則第9号。以下「規則」という。)その他別に定めるもののほか、本庁及び出先機関における文書の管理に関し必要な事項を定めるものとする。

(定義)

第2条 この訓令において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。

(2) 主務部長 当該文書に係る事案を所掌する部の長をいう。

(3) 親展文書 親展、機密等の表示のある文書をいう。

(4) 起案文書 事案について意思決定するための案を記録した文書をいう。

(5) 決裁文書 決裁権者の決裁を受けた文書をいう。

(6) 電子文書 電磁的記録のうち、電子計算機による情報処理の用に供されるものをいう。

(文書取扱主任)

第3条 規則第4条第2項の文書取扱主任は、主査以上の職にある者のうちから主務課長が指定する者とする。ただし、主査以上の職にある者がいない場合は、所属職員のうち主務課長が指定する者とする。

2 文書取扱主任は、課の実情に応じて、複数人置くことができる。

3 文書取扱主任は、上司の命を受け、次に掲げる事務を処理しなければならない。

(1) 文書の収受、配布及び発送に関すること。

(2) 起案文書の審査に関すること。

(3) 文書の事務処理の指導、改善及び促進に関すること。

(4) 文書の整理、保存、廃棄及び引継ぎに関すること。

(5) 前各号に掲げるもののほか、文書の管理に関すること。

(平21訓令6・一部改正)

(文書取扱主任会議)

第4条 総務部庶務課長(以下「庶務課長」という。)は、文書取扱主任会議を招集し、文書事務の連絡調整を図ることができる。

(文書の台帳)

第5条 規則第7条の文書の管理上必要な事項を記録した台帳は、文書収発台帳とする。

2 文書収発台帳は、課に備え、文書について、その件名その他文書の管理に必要な事項を記録する。

(文書収発台帳)

第6条 文書収発台帳は、原則として電子計算機に記録する方式により調製するものとする。

2 主務課長は、必要があると認めるときは、庶務課長と協議の上、文書収発台帳に代えて別の台帳を使用することができる。

3 主務課長は、前項の規定により別の台帳を使用する場合においては、記載すべき事項を電子計算機に記録する方式により当該台帳を調製することができる。

(文書番号等)

第7条 主務課長は、第12条第1項第13条第3項及び第27条第2項の規定により文書収発台帳に所要事項を記録する文書については、会計年度ごとに、第1号から始まる一連の番号(以下「文書番号」という。)を付するものとする。この場合において、同一の事案に返答する文書には、収受時の番号を用いるものとする。

2 条例、規則、告示、訓令及び議案については、庶務課においてその種類に従い、暦年による一連の番号を付するものとする。

3 文書収発台帳に記録しない文書については、事務の形態に応じた番号を用いることができる。この場合においては、主務課長は、あらかじめ、庶務課長と協議しなければならない。

第2章 文書の収受及び配布

(庶務課における文書の受領及び配布)

第8条 本庁に到達した文書(主務課に直接到達した文書及び第13条の規定により受信した電子文書を除く。)は、庶務課長が受領するものとする。

2 庶務課長は、前項の規定により受領した文書を、次に定めるところにより主務課に配布するものとする。

(1) 文書は、原則として開封しないで主務課に配布する。

(2) 書留郵便物は、書留郵便物等収受簿(様式第1号)に所要事項を記入の上、主務課に配布し、受領印を徴する。

3 2以上の課に関係のある文書は、その関係の最も深い課に配布するものとする。

4 第1項の場合において、郵便料金の未納又は不足の文書があるときは、庶務課長が適当であると認めるときに限り、その未納又は不足の料金を納付して受領するものとする。

(平21訓令6・一部改正)

(主務課における文書の収受)

第9条 前条の規定により課に配布された文書及び主務課に直接到達した文書(第13条の規定により受信した電子文書を除く。以下この条において同じ。)の収受は、次に定めるところにより、文書取扱主任が行うものとする。

(1) 文書は、開封し、当該文書の余白に収受印(様式第2号)を押すものとする。ただし、親展文書にあっては、開封しないで封筒の余白に収受印を押し、直ちに名あて人に配布するものとする。

(2) 次に掲げる文書は、前号の規定にかかわらず、収受印の押印を省略することができる。

 市の機関からの文書(以下「庁内文書」という。)

 定例又は軽易な内容の文書

 刊行物、ポスターその他これに類する文書

(勤務を要しない時間に到達した文書の受領)

第10条 勤務を要しない時間に到達した文書については、庁舎管理の業務に従事する者が受領し、速やかに庶務課長に引き継ぐものとする。

(文書の転送及び返付)

第11条 文書取扱主任は、主務課に配布され、又は到達した文書の中に、当該主務課の所掌事務に属しない文書があった場合には、当該文書を次に定めるところにより転送し、又は返付するものとする。

(1) 主務課が明らかな文書は、直ちに主務課に転送するものとする。

(2) 主務課が明らかでない文書は、直ちに庶務課に返付し、又は転送するものとする。

(文書収発台帳への記録)

第12条 文書取扱主任は、当該課の所掌事務に属する文書(名あて人が自ら処理する親展文書を除く。)の収受をしたときは、直ちに文書収発台帳に所要事項を記録し、当該文書に係る事案を担当する者に配布するものとする。

2 前項の規定にかかわらず、次に掲げる文書については、文書収発台帳への記録を要しない。

(1) 庁内文書

(2) 法令、条例、規則その他の規程(以下「法令等」という。)で定める文書であって、庶務課長が適当と認めたもの

(3) 第9条及び次条第3項の規定により収受した文書のうち第6種に属するもの

(電子文書の受信等)

第13条 電子文書は、電気通信回線を利用して受信することができる。ただし、市に対する申請、届出等に係る電子文書について、当該申請、届出等を行った者の作成に係るものであること又は内容の改変が行われていないことの確認を要する場合は、主務課長が庶務課長と協議し、承認を得たときに限る。

2 主務課において受信した電子文書については、その内容を速やかに出力し、紙に記録するものとする。

3 前項の規定により電子文書の内容が記録された紙は、配布され、又は到達した文書とみなし、第9条及び前条第1項に規定する文書の処理を行うものとする。

4 受信した電子文書が軽易であると主務課長が認めるとき、又は第1項ただし書の規定により主務課長が電気通信回線を利用して受信することについて、庶務課長の承認を得た申請、届出等に係る電子文書を受信したときは、第2項及び第9条に規定する文書の処理を省略することができる。

第3章 文書の処理

(収受した文書の取扱い)

第14条 文書取扱主任は、収受した文書が起案による処理を必要とするもの又は主務課長の判断を必要とするものであるときは直ちに主務課長に送付するものとし、その他の文書については回覧によって処理するものとする。

2 主務課長は、送付された文書を閲覧し、必要があるものについては処理の方針を示して速やかに処理をさせなければならない。この場合において、特に重要な文書については、あらかじめ上司の指示を受けるものとする。

(起案)

第15条 起案は、起案用紙(様式第3号)又は起案用紙と同等の内容を出力して行うものとする。ただし、次の各号に掲げる起案については、当該各号に定める方法によることができる。

(1) 幸手市公文例規程(平成元年訓令第2号。以下「公文例規程」という。)第2条第7号の普通文書(以下「普通文書」という。)で、当該普通文書の余白で処理できるもの 当該普通文書の余白に認印し、又は署名し、並びに起案理由及び決裁年月日を記入する方法

(2) 庶務課長と協議して主務課長が定める帳簿又は用紙によるもの 当該協議により定めた方法

2 前項の規定にかかわらず、起案は、事前に庶務課長の承認を得た情報処理システムを利用し、電磁的に案を記録する方法により行うことができる。

(起案の要領)

第16条 起案は、次に掲げる要領によるものとする。

(1) 件名は、内容にふさわしいものとすること。

(2) 文案は、明確かつ平易に表現すること。

(3) 用字、用語、文体及び書式は、公文例規程の定めるところによること。

(4) 金額その他重要部分の字句を訂正した場合は、その箇所に押印すること。

(5) 関係事案は、支障のない限り一括して起案すること。

(6) 定例又は軽易なものを除き、事案の内容に応じ、起案理由、参照条文若しくは予算の措置状況を起案用紙裏面若しくは別紙に付記し、又は通知の写し、図面その他決裁の参考となる書類を文案(電磁的記録を含む。)に添付すること。

(文書記号等)

第17条 公文例規程第2条第3号イの通達(以下「通達」という。)及び同号ウの指令(以下「指令」という。)に係るもの、同条第5号の争訟文書(裁決書及び決定書並びに訴状等の訴訟に関する書面を除く。)並びに普通文書を起案する場合は、文案に「幸」、主務課名の最初の1字及び「収」(収受した普通文書に対する回答に限る。)又は「発」を文書記号として付するものとする。この場合において、通達にあっては文書記号の前に「通達」を、指令にあっては文書記号の前に「指令」を、親展文書にあっては文書記号等の前に「親」を付するものとする。

2 前項の規定にかかわらず、次の表の左欄に掲げる主務課については、それぞれ同表の右欄に掲げる字を主務課名の最初の1字に代えて文書記号の一部として付するものとする。

市民協働課

市協

まちづくり事業課

まち

3 第1項の規定にかかわらず、庁内文書にあっては、文書記号及び文書番号に代えて「事務連絡」の文字を付することができる。

(平17訓令6・平21訓令6・平24訓令10・平25訓令10・平26訓令5・一部改正)

(文書の発信者名)

第18条 意思決定された事案に係る文書の発信者名は、文書の性質又は内容により、市名、市長名、副市長名、部長名又は課長名を用いるものとする。ただし、法令等に定めのあるときは、当該法令等の定めるところによるものとする。

2 前項の場合において、庁内文書には、職名のみを用いるものとする。

3 文書には、照会その他の便宜に資するため、必要に応じ、当該文書に担当者の課名、担当名、職名、氏名、電話番号又は電子メールアドレスを記載するものとする。

(平21訓令6・一部改正)

(回議)

第19条 起案文書は、事務の担当者から第22条の文書取扱主任の文書審査を経て、幸手市事務決裁規則(平成6年規則第24号)第2条第7号に規定する決裁権者まで回議しなければならない。この場合において、回議しない職の欄には「○」を付しておくものとする。

2 起案文書の内容について重大な修正をしたときは、修正者は、修正箇所に自己が修正した旨の表示をしておかなければならない。

(平21訓令6・一部改正)

(合議)

第20条 起案の内容が他の部又は課の事務に直接関係がある場合は、当該起案文書を当該直接関係がある他の部又は課の長(以下「関係部長等」という。)に合議しなければならない。ただし、当該起案の内容について、事前に関係部長等に協議し、その同意を得ている場合は、これを省略することができる。

2 前項の合議は、同一部内の他の課の事務に直接関係がある場合にあっては主務課長、他の部の事務に直接関係がある場合にあっては主務部長(決裁権者が主務課長であるものにあっては当該主務課長)を経て行うものとする。

3 合議を受けた者が合議事項に異議がある場合は、主務部長又は主務課長と協議して調整するものとし、調整が整わないときは、意見を付しておくものとする。

4 議会に提出する議案に係る起案文書は、主務部長までの回議及び必要な合議を受けた後、庶務課長を経て、総務部長に合議をしなければならない。ただし、条例案に係るものについては、幸手市の例規の制定改廃事務に関する規程(平成2年訓令第23号)の定めるところによるものとする。

(回議及び合議に当たっての注意すべき事項)

第21条 起案文書の回議又は合議を受けた者は、当該起案文書の内容を十分検討した上で、その所定の箇所に認印し、又は署名するとともに、その回議又は合議が速やかに完了するよう努めなければならない。

2 幸手市事務決裁規則の定めるところにより代決するときは当該起案文書の決裁箇所に「代」と記入して認印し、又は署名し、後に決裁権者の閲覧を要するときは、「後閲」と記入しておかなければならない。

3 前2項の規定にかかわらず、第15条第2項の方法による起案の回議又は合議を受けた者は、認印又は署名に代えて、電磁的に記録することにより処理するとともに、代決し、又は後閲を要するときは、その旨を電磁的に記録しておかなければならない。

4 起案文書の内容が重要又は異例のものは、主務課長等が持ち回りし、回議又は合議しなければならない。この場合において、秘密を要する起案文書にあっては、書類袋等に入れ、その内容が他に漏れないようにしなければならない。

5 起案文書の内容について、回議又は合議の結果、重大な修正が行われたとき、又は廃案になったときは、主務課長は、回議又は合議済みの関係課長にその旨を通知しなければならない。

(文書取扱主任の文書審査)

第22条 起案文書は、文書取扱主任の審査を受けなければならない。ただし、定例又は軽易なものは、文書取扱主任の審査を省略することができる。

2 文書取扱主任は、起案文書の審査に当たっては、公文例規程及び第15条から第18条までの規定に基づき審査し、起案者に対して必要な指示を与え、又は当該起案文書を修正することができる。

(決裁日の記入)

第23条 起案者は、起案文書について決裁がされたときは、直ちに当該起案文書に決裁年月日を記録しなければならない。

2 前項の場合にかかわらず、市長が直接決裁した起案文書は、秘書室において当該起案文書に決裁日付印(様式第4号)を押すものとする。

(回覧)

第24条 起案を必要とせず、単に回覧によって完結する文書は、当該文書の余白等を用いて関係者に回覧するものとする。

2 他の部及び課の事務に関係する文書については、当該部及び課に回覧するものとする。

3 文書の回覧は、電気通信回線を利用して行うことができる。

4 起案文書のうち決裁後に周知を図る必要があるものについては、当該起案用紙の回覧の欄を用いて回覧するものとする。

第4章 文書の施行

(決裁文書の浄書)

第25条 決裁文書の浄書は、原則として主務課において行うものとする。

(平24訓令10・全改)

(公印の押印)

第26条 起案者は、発送する文書に、当該文書に係る決裁文書を添えて公印の管理者に回付し、所定の箇所に公印の押印を受けなければならない。

2 前項の規定にかかわらず、令達文書のうち通達及び指令に係るもの並びに普通文書にあっては、公印の押印を省略することができる。

(発送)

第27条 起案者は、文書(第29条第1項の規定により電気通信回線を利用して発送する文書を除く。以下次条において同じ。)を発送しようとするときは、必要に応じ封筒に入れ、又は包装し、あて先を明記し、書留、速達、親展その他特別な取扱いを要するものについては、その旨を明示するものとする。

2 起案者は、文書を発送するときは、収受番号を使用するときを除き、文書収発台帳に所要事項を記録するものとする。

(庶務課における発送)

第28条 文書の発送は、原則として庶務課において行うものとする。

2 起案者は、発送する文書を庶務課に回付するものとする。

3 発送は、郵便料金計器別納又は郵便料金後納扱いにより行うものとする。ただし、これにより難いときは、庶務課において、郵便切手等受払簿(様式第6号)によりその出納を明らかにし、郵便切手又は官製はがきを使用することができる。

(電気通信回線を利用した文書の発送)

第29条 文書の発送は、電気通信回線を利用して行うことができる。

2 前項の規定により文書を発送する場合(ファクシミリにより発送する場合を除く。)には、当該文書に、電子署名及び認証業務に関する法律(平成12年法律第102号)第2条第1項の電子署名を付し、又はこれに類する措置を講ずるものとする。ただし、第26条第2項に規定する文書及び市の機関あての文書にあっては、この限りでない。

(施行日の記入)

第30条 起案者は、文書を発送した日又は事案を処理した日を施行日として起案用紙の所定の欄に記録しなければならない。

第5章 文書の管理

(文書の管理)

第31条 文書は、ファイリング・システムにより管理するものとする。

2 職員は、原則として文書を執務中以外に自己の手元に置いてはならない。

3 主務課長は、規則第6条の規定に基づき文書を整理するものとし、庶務課長が定めた文書の分類の基準に変更すべき点が生じたときは、文書分類表変更届(様式第7号)により、庶務課長に届けるものとする。

(ファイル基準表の作成)

第32条 主務課長は、規則第6条の基準により、会計年度ごとにファイル基準表を作成するものとし、その写しを庶務課長に提出するものとする。

2 ファイル基準表は、原則として電子計算機に記録する方式により調製するものとする。

(主務課の事務室内における文書の管理及び保存)

第33条 主務課の事務室内においては、完結していない文書(電子文書を除く。以下この条において同じ。)は、該当するフォルダー又は最も関係の深いフォルダーに入れておかなければならない。

2 主務課の事務室内において保存する文書は、ファイリングキャビネット等の収納用じゅう器に収納し、保存しなければならない。ただし、一つの文書が著しく大量であって、当該収納用じゅう器に収納することが適当でない場合は、この限りでない。

(電磁的記録の保存)

第34条 主務課長は、電子文書にあっては、主務課長が定めた記録媒体に記録して保存し、電子文書以外の電磁的記録にあっては、規則第9条第1項及び第2項の規定により保存しなければならない。

2 主務課長は、電子文書の保存に当たっては、電子文書の改ざん、盗難、漏えい等を防止するために必要な措置を講ずるとともに、必要に応じ当該電子文書を電子計算機を用いて直ちに表示できるようにしておかなければならない。

(完結した文書の区分)

第35条 完結した文書は、会計年度ごとに区分し、整理しなければならない。ただし、暦年ごとに区分することが適当なものは、暦年ごとに区分するものとする。

2 4月1日から5月31日までの間において施行する文書で前会計年度に所属する歳入又は歳出に係るものにあっては、前項の規定にかかわらず、当該前会計年度に区分しなければならない。

3 規則第9条第1項第3号の主務課において常時使用する必要がある文書及び同項第4号の保存期間を超えて必要な期間保存する文書は、現会計年度に区分しなければならない。

(保存期間の起算日の特例)

第36条 規則第8条第3項ただし書の起算日は、次の各号の区分に応じ、当該各号に定める日とする。

(1) 暦年ごとに区分して整理する文書 完結した日の属する年の翌年の1月1日

(2) 4月1日から5月31日までの間に施行する文書で前会計年度に所属する歳入又は歳出に係る文書 完結した日の属する会計年度の4月1日

(保存期間の延長)

第37条 規則第8条第5号の協議を行うときは、文書保存期間延長申請書(様式第8号)を庶務課長に提出するものとする。

(完結した文書の移替え)

第38条 主務課長は、規則第9条第2項の規定により文書を主務課の事務室外に保存するときは、毎年6月末日までに、次に定めるところにより保存箱に文書を収納し、移し替えるものとする。

(1) 文書は、保存期間ごとに区分する。

(2) 文書保存表(様式第9号)に所要事項を記入し、保存箱にはり付ける。

(文書庫の管理)

第39条 庶務課長は、文書庫を管理し、その整理に努め、火災、盗難等の予防に注意しなければならない。

2 文書庫を利用しようとする職員は、文書庫利用簿(様式第10号)に所要事項を記入し、庶務課長の指示に従わなければならない。

3 文書庫内に保存している文書(以下「文書庫内保存文書」という。)を持ち出した職員は、当該文書について、転貸、抜取り、取替え等をしてはならない。

4 文書庫内保存文書を庁外に持ち出そうとするときは、あらかじめ主務課長の承認を受けなければならない。

(文書の廃棄の手続)

第40条 規則第10条第1項又は第2項の規定による文書の廃棄の決定は、当該文書が第6種に属するものである場合を除き、ファイル基準表に廃棄年月日を記録して行わなければならない。

(保存期間満了前の文書の廃棄)

第41条 主務課長は、規則第10条第3項の協議を行うときは、廃棄しようとする文書の件名、同項の特別の理由及び廃棄予定年月日を示さなければならない。

2 規則第10条第3項の規定による文書の廃棄の決定は、同項の特別の理由、廃棄予定年月日及び廃棄の方法を記録した文書を作成して行わなければならない。

(文書の処分の方法)

第42条 規則第10条第4項の廃棄の決定をした文書の処分は、他に不正な利用をされない方法により行わなければならない。

2 他に内容を知られることにより支障を生ずると認められる文書の処分は、次の各号の区分に応じ、当該各号に定める方法により行わなければならない。

(1) 文書(次号に掲げるものを除く。)及び図画 破砕、溶解、焼却その他適切な方法

(2) 電磁的記録 電磁的記録の性質に応じた破砕、溶解、焼却その他適切な方法又は電子文書を消去し、復元できない状態にする方法

(補則)

第43条 この訓令に定めるもののほか、文書の取扱いに関し必要な事項は、市長が別に定める。

附 則

(施行期日)

1 この訓令は、平成15年4月1日から施行する。

(経過措置)

2 この訓令の規定は、この訓令の施行の日以後に職員が作成し、又は取得した文書について適用し、同日前に職員が作成し、又は取得した文書については、なお従前の例による。

3 この訓令の施行の際この訓令による改正前の幸手市役所文書規程の規定により作成した様式で現に残存するものについては、当分の間、必要な箇所を訂正した上、引き続き使用することができる。

附 則(平成17年3月10日訓令第6号)

この訓令は、平成17年4月1日から施行する。

附 則(平成21年3月31日訓令第6号)

この訓令は、平成21年4月1日から施行する。

附 則(平成24年3月30日訓令第10号)

この訓令は、平成24年4月1日から施行する。

附 則(平成25年4月1日訓令第10号)

この訓令は、公布の日から施行する。

附 則(平成26年3月31日訓令第5号)

この訓令は、平成26年4月1日から施行する。

(平21訓令6・一部改正)

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(平21訓令6・一部改正)

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様式第5号 削除

(平24訓令10)

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幸手市文書管理規程

平成15年3月26日 訓令第6号

(平成26年4月1日施行)

体系情報
第4編 行政組織/第4章 文書・公印
沿革情報
平成15年3月26日 訓令第6号
平成17年3月10日 訓令第6号
平成21年3月31日 訓令第6号
平成24年3月30日 訓令第10号
平成25年4月1日 訓令第10号
平成26年3月31日 訓令第5号