○幸手市文書管理規則

平成15年3月26日

規則第9号

(趣旨)

第1条 この規則は、別に定めるもののほか、本庁及び出先機関における文書の管理について基本的な事項を定めるものとする。

(定義)

第2条 この規則において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。

(1) 文書 本庁及び出先機関の職員が職務上作成し、又は取得した文書、図画及び電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。以下同じ。)で、市において組織的に管理及び供用しているもの(新聞、雑誌、書籍その他不特定多数の者に販売し、頒布することを目的として発行されるものを除く。)をいう。

(3) 出先機関 組織規則第3条第3項に規定する出先機関をいう。

(4) 課 組織規則第5条第1項に規定する課、所、室及びセンター並びに同条第2項の規定により所管する出先機関をいう。

(5) 主務課 当該文書に係る事案を所掌する課をいう。

(6) 課長 課の長をいう。

(7) 主務課長 主務課の長をいう。

(8) 完結 起案、供覧若しくは決裁等の文書としての事務処理が終了し、又は決裁に基づく事務事業の目的が達成していることをいう。

(9) 未完結 起案、供覧若しくは決裁の途中で、文書としての事務処理が終了していない、又は決裁に基づき事務事業が施行中で、目的が未達成のことをいう。

(10) 保管 完結した日の属する会計年度又は年の末日を経過していない完結文書及び未完結文書を所定の場所に収納しておくことをいう。

(11) 保存 完結した日の属する会計年度又は年の末日を経過した完結文書を所定の場所に収納しておくことをいう。

(平18規則39・一部改正)

(文書の管理の原則)

第3条 文書は、正確かつ迅速丁寧に取り扱い、常にその処理の経過を明らかにしておき、適正に管理しなければならない。

2 文書は、情報公開制度の適正かつ円滑な運用が図れるよう適切に管理しなければならない。

3 文書は、個人に関する情報が十分に保護されるよう適切に管理しなければならない。

(平18規則39・一部改正)

(文書の管理体制)

第4条 課長は、当該課における文書の管理に関する事務を統括する。

2 文書の管理に関する事務を指導し、改善し、及び文書の収受、発送、保存、廃棄等の事務を処理させるため、課に文書取扱主任を置く。

(文書の作成)

第5条 本庁及び出先機関の事案の処理に当たっては、軽易なものを除き、処理内容等を記録した文書を作成しなければならない。

(文書の分類)

第6条 総務部庶務課長(以下「庶務課長」という。)は、事務の性質、内容等に応じた系統的な文書の分類の基準を定め、主務課長は、当該分類の基準に従って文書を整理しなければならない。

(文書の台帳)

第7条 主務課長は、文書の管理上必要な事項を記録した台帳を作成しなければならない。

(保存期間)

第8条 文書は、次の表の左欄のとおり区分し、その保存期間は、それぞれ同表の右欄に掲げるとおりとする。ただし、法令に別の定めのある場合は、この限りでない。

種別

保存期間

第1種

11年以上

第2種

10年

第3種

5年

第4種

3年

第5種

1年

第6種

事務処理上必要な1年未満の期間

2 主務課長は、別表に定める基準に基づき、文書を前項の種別に区分し、整理するものとする。

3 文書の保存期間の起算日は、第1種から第5種までの文書にあっては当該文書が完結した日の属する会計年度の翌会計年度の4月1日とする。ただし、これにより難いものの起算日については、別に定める。

4 前項の規定にかかわらず、次条第1項第3号に掲げる文書の保存期間の起算日は、その常時使用する必要がある期間が終了した日の属する会計年度の翌会計年度の4月1日とする。

5 主務課長は、文書の保存期間の満了に当たり、当該文書をその保存期間を超えて保存する必要があると認めるときは、庶務課長と協議の上、その必要な期間当該文書を保存することができる。

(文書の保管)

第9条 主務課長は、次に掲げる文書を主務課の事務室内において保管するものとする。

(1) 前会計年度に完結した文書

(2) 現会計年度に完結又は未完結の文書

(3) 主務課において常時使用する必要がある文書

(4) 前条第5項の規定により保管期間を超えて必要な期間保管する文書

2 主務課長は、前項の規定による主務課の事務室内における保管が終了した同項第1号から第3号までに掲げる文書(保存期間が満了した文書を除く。)を、本庁にあっては庶務課長が指定する文書庫に保存し、出先機関にあっては主務課長が指定する場所に保存するものとする。

3 前2項の規定にかかわらず、文書のうち電磁的記録の保管及び保存については、別に定めるところによる。

(平18規則39・一部改正)

(文書の廃棄)

第10条 主務課長は、文書庫において保存している文書の保存期間が満了したときは、庶務課長と協議の上、その文書の廃棄を決定するものとする。

2 主務課長は、主務課において保存している文書の保存期間が満了したとき(第8条第5項に規定する保存期間を超えて必要な期間保存する文書にあっては、その必要な期間が終了したとき。)は、その文書の廃棄を決定するものとする。

3 主務課長は、保存期間が満了する日の前に第1種から第5種までの文書を廃棄しなければならない特別の理由が生じたと認めるときは、庶務課長と協議の上、当該文書の廃棄を決定することができる。

4 前3項の規定により廃棄を決定した文書(次条の規定により歴史的資料として移管するものを除く。)は、別に定める方法により処分しなければならない。

(歴史的資料の移管)

第11条 主務課長は、前条の規定により廃棄を決定した文書のうち、歴史的資料として重要であると認められるものについては、幸手市教育委員会と協議の上、幸手市教育委員会に移管するものとする。

(補則)

第12条 この規則に定めるもののほか、文書の管理に関し必要な事項は、別に定める。

〔次のよう〕略

附 則

(施行期日)

1 この規則は、平成15年4月1日から施行する。

(経過措置)

2 この規則の規定は、この規則の施行の日以後に職員が作成し、又は取得した文書について適用し、同日前に職員が作成し、又は取得した文書については、なお従前の例による。

(幸手市福祉事務所処務規則の一部改正)

3 幸手市福祉事務所処務規則(平成12年規則第43号)の一部を次のように改正する。

附 則(平成18年6月21日規則第39号)

この規則は、公布の日から施行し、平成18年4月1日から適用する。

附 則(平成20年6月30日規則第23号)

この規則は、公布の日から施行する。

別表(第8条関係)

(平20規則23・一部改正)

第1種文書(保存期間が11年以上の文書)

1 条例、規則その他の重要な規程類の制定及び改廃に関する文書

2 告示及び公告に関する文書で特に重要なもの

3 関係行政機関の諸令達で将来の例証となる文書のうち特に重要なもの

4 市の令達文書で特に重要なもの

5 通知、申請、届出、報告、進達等で将来の例証となる文書のうち特に重要なもの

6 歳入歳出予算書、予算説明書及び財政状況報告書(総務部財政課所管のものに限る。)

7 決算書及び決算に関する説明書(会計課所管のものに限る。)

8 市議会の会議録及び議決書

9 行政委員会等委員及び附属機関の委員の任免に関する文書

10 職員の任免、賞罰等に関する文書及び履歴書

11 表彰規程に基づく表彰及びほう賞に関する文書

12 年金、退職手当、公務災害補償等に関する文書で重要なもの

13 不服申立て、訴訟、和解等に関する文書で重要なもの

14 渉外に関する文書で特に重要なもの

15 原簿、台帳、図面等で特に重要なもの

16 調査研究報告書、統計書、年報等で特に重要なもの

17 市有財産の取得及び処分に関する文書で特に重要なもの並びに市有財産の登記に関する文書

18 市の廃置分合、境界変更、字の名称及び区域の変更に関する文書

19 市の沿革及び市史の資料となる文書で特に重要なもの

20 事業計画及び実施等に関する文書で特に重要なもの

21 諮問、答申等で特に重要なもの

22 市長及び副市長の事務引継ぎに関する文書

23 契約書等で特に重要なもの

24 前各号に掲げるもののほか、11年以上保存する必要があると認められる文書

第2種文書(保存期間が10年の文書)

1 告示及び公告に関する文書で重要なもの

2 関係行政機関の諸令達で将来の例証となる文書のうち重要なもの

3 市の令達文書で重要なもの

4 通知、申請、届出、報告、進達等で将来の例証となる文書のうち重要なもの

5 市議会に関する文書で重要なもの

6 会計帳簿及び収支証書類(会計課所管のものに限る。)

7 人事及び給与に関する文書で重要なもの

8 渉外に関する文書で重要なもの

9 監査に関する文書

10 重要な事業の計画に関する文書

11 諮問、答申等に関する文書で重要なもの

12 寄附受納に関する文書で重要なもの

13 契約書等で重要なもの

14 前各号に掲げるもののほか、10年間保存する必要があると認められる文書

第3種文書(保存期間が5年の文書)

1 市の令達文書で第1種及び第2種の種別に属しないもの

2 請願及び陳情等に関する文書

3 諮問、答申等に関する文書

4 非常勤、臨時職員の雇用等に関する文書

5 契約書等で第1種及び第2種の種別に属しないもの

6 前各号に掲げるもののほか、5年間保存する必要があると認められる文書

第4種文書(保存期間が3年の文書)

1 職員の服務に関する文書(出張命令書、時間外勤務命令簿、休暇届、復命書等)

2 通知、申請、届出、報告、進達等に関する文書

3 予算、決算及び出納に関する文書で軽易なもの

4 文書の管理上必要な事項を記録した台帳

5 情報公開に関する文書

6 前各号に掲げるもののほか、3年間保存する必要があると認められる文書

第5種文書(保存期間が1年の文書)

1 通知、報告、照会、回答等に関する文書で軽易なもの

2 前号に掲げるもののほか、1年間保存する必要があると認められる文書

第6種文書(保存期間が事務処理上必要な1年未満の期間である文書)

1年以上の保存を要しない文書

幸手市文書管理規則

平成15年3月26日 規則第9号

(平成20年6月30日施行)